whatsapp Telegram viber

Как правильно организовать ресепшн

Как сказано в известной русской пословице, «встречают по одежке, а провожают по уму». В каждой компании приемная зона и есть такая «одежка», по которой оценивают ее имидж, уровень ведения бизнеса, отношение к клиенту и т.д. При плохом обустройстве приемных комнат часто даже дорогая мебель не производит должного впечатления и проигрывает более скромным, но продуманным решениям.

Как же правильно организовать прием посетителей? Прежде всего, следует иметь в виду, что приемная состоит из двух зон: собственно ресепшн и зоны ожидания. В первой посетители принимаются секретарем и распределяются в зависимости от цели их визита, во второй – дожидаются нужного им человека, сопровождающее лицо компании и т.д. Каждая из этих зон имеет свои особенности и предъявляет свои требования, которые следует учитывать при покупке офисной мебели для приемных.

ЗОНА ПРИЕМА


Начнем с зоны приема. Как велика площадь помещения, где вы будете принимать своих гостей? Сколько посетителей ожидается в течение рабочего дня? Какой имидж имеет ваша компания и какое впечатление вы хотите произвести на своих клиентов? Каким бюджетом располагает фирма для обустройства ресепшн? Все эти вопросы необходимо решить прежде, чем вы сделаете заказ и выберете конкретные модели. Не представляя себе точно, что вам нужно, вы рискуете обставить приемную случайной и невыразительной мебелью, которая даже при больших эстетических достоинствах дезориентирует посетителя и создаст неправильное представление о вашей фирме. Если у вас есть сомнения и вы не чувствуете себя уверенным в выборе мебели ресепшн (и к тому же достаточно скромны, чтобы в этом признаться), возможно, лучше обратиться к мебельным компаниям-поставщикам, которые могут дать вам квалифицированный совет, основанный на опыте и знаниях специалистов.

Стойка Эдем. Вид сзади
Стойка Эдем. Вид сзади

Главным элементом любой приемной зоны является стойка. Это многофункциональное «ядро» ресепшн, на которое в первую очередь обращает внимание посетитель и где его обслуживает администратор. Особенность этого вида мебели в том, что она обращена сразу на обе стороны – принимаемой и принимающей – и должна быть тщательно продумана с каждой из сторон. С точки зрения секретаря стойка – просто рабочий стол, где необходимо компактно и удобно разместить маленькую армию из офисных и канцелярских предметов: компьютера, телефона, блокнота, авторучек и т.п. Для этой цели предусмотрено множество всяких ящичков, ниш, полок и ячеек, в которых комфортно размещаются стопки неизбежных документов. Желательно, чтобы во время работы сотруднику ничего не мешало, поэтому лучше избавиться от кабелей и проводов: их можно запрятать в специальные желобки и отверстия в ножках и крышке стола.

Однако стойка должна быть удобна не только для секретаря, но и для посетителей, которым иногда приходится проводить у нее довольно много времени. Обычно ее делают высотой около 115 см (из расчета на средний рост человека), чтобы усталый клиент мог облокотиться на крышку, подписывая бумаги и анкеты. Рядом можно ненавязчиво разместить россыпь рекламных буклетов, визитки фирмы, информационные листки и т.п. Не стоит делать стойку ни слишком высокой – это не Великая китайская стена, за которой вы хотите спрятаться, – ни чересчур низкой, иначе стоящий «над душой» визитер будет подавлять администратора и мешать его работе. При правильной организации рабочего места у сидящего за стойкой сотрудника должно быть чувство комфортной дистанции с посетителем, личного пространства, чтобы помимо общения с гостями он мог спокойно заниматься другой работой, выписывая пропуска или отвечая на звонки.

Дизайнерская мебель Lavana. Стойка ресепшн
Дизайнерская мебель Lavana. Стойка ресепшн

Кроме самой стойки, неплохо продумать и рабочее окружение секретаря: ведь ему приходится проводить в нем целый день, сохраняя приветливый вид и теплое внимание к клиентам. Эргономичное кресло или стул, вместительные шкафы, тумбы под оргтехнику в зоне «ручного доступа» – все это поможет сделать работу администратора продуктивной, а сервис – качественным и высоким.

В целом в зоне приема следует создавать атмосферу сдержанного дружелюбия и безупречной эффективности. Посетителю внушают, что он желанный гость, но далеко не единственный, потому что ваша компания востребована и популярна и с ней работает множество людей. В то же время каждый, кто обратиться к вам, может рассчитывать на максимальное внимание и будет обеспечен всей нужной информацией в кратчайший срок. Приемная – это место, где человека уважают и где ценят его время и комфорт. В том же духе должна быть выдержана быть и мебель в зоне приема: функциональная, располагающая, но не навязчивая, с тем неуловимым лоском дороговизны и качества, который сразу внушает доверие и вызывает желание иметь дело с новым партнером.

Стойка Инновация. Вид сверху
Стойка Инновация. Вид сверху


ЗОНА ОЖИДАНИЯ


Зона ожидания не менее важна, поскольку ждать никто не любит и надо как-то скрасить посетителю это скучное и томительное время. Во-первых, гость должен удобно сидеть: обязательны мягкие кресла и диванчики или, на худой конец, надежный стул с высокой спинкой. Во-вторых, его надо развлекать: в ход идут журнальные столики со свежей прессой, информационные стенды и плоские панели с рекламным роликом, где деятельность вашей фирмы представлена в наилучшем виде. В третьих, ему нужно обеспечить комфортную влажность и температуру, а для этого приемную неплохо оборудовать системой климат-контроля, чтобы ожидание в жаркий день или лютый холод не превратилось в пытку. Стоящий в углу автомат с напитками повысит мнение визитера о вашем гостеприимстве.

Кроме уютной атмосферы, следует продумать расположение сидячих мест в зоне ожидания. Трудно не выйти из себя, когда все входящие в приемную новые посетители перешагивают через ваши ноги или в шею дует сквозняком из неприкрытого окна. Невнимание к таким деталям говорит о том, что в этом месте к вам безразличны и не ценят ваше здоровье и удобство.

Стойка
Стойка Рапид. Модульная конструкция


МАТЕРИАЛЫ СТОЕК, ИХ ВИДЫ И ФОРМЫ


В местах, где бывает много людей, офисная мебель должна быть особенно прочной и надежной, и зона ресепшн здесь не исключение. Каждый, кто ставит на стойку свою сумочку или портфель, может поцарапать поверхность столешницы и безнадежно испортить ее презентабельный вид. Твердые кейсы, зонты, тяжелые ботинки и острые туфли угрожают стойке снизу, грозя превратить ее в грязную и обшарпанную стенку. Чтобы это не случилось, нужно выбирать наиболее качественные, устойчивые к физическим воздействиям модели и не экономить на материалах. Оптимальным для стоек считается использование ДСП или МДФ, фанерованной шпоном. Если ваш имидж – свежесть и непринужденность, можно подобрать стеклянные или металлические серии с яркими цветами и необычной формой.

Очень практичным и удобным является вариант модульной конструкции, когда стойка ресепшн состоит из отдельных модулей. В этом случае мебель можно разбирать и собирать «по кусочкам», легко формируя нужный вам силуэт и вписывая стойку практически в любое помещение. Если места совсем уж мало или нужна высокая компактность и мобильность – например, для выездных мероприятий, – целесообразно использовать мини-стойки, среди которых есть немало недорогих и привлекательных моделей.

В любом случае, непосредственно перед покупкой стоит определиться, будете вы собирать стойку из стандартных элементов серии или делать индивидуальный заказ. Первый вариант обойдется дешевле и в принципе может обеспечить вполне достойный уровень функциональности и дизайна. Стойки на заказ оправданы в том случае, если для вас жизненно важно с первых же шагов произвести максимально выгодное впечатление на клиента, или имидж вашей компании таков, что просто не допускает никаких стандартных решений. Стойки-респешн в солидных банках, например, – почти произведения искусства, которые стоят десятки тысяч долларов.
На главнуюСледующая статья
Поиск по наименованию
Поиск по товарам
Теги
безопасная работа в офисе бюджетная мебель вешалки для офиса вредные факторы выбор дивана выбор мебели выбор обивки выбор фурнитуры дверные петли доводчики доставка ДСП журнальные столы звукоизоляционные перегородки искусственная кожа искусственные наполнители кабинет руководителя кожзам кожзаменитель кресло для персонала кресло для посетителей кресло руководителя ЛДСП личное пространство лофт материалы офисной мебели МДФ мебель для гостиниц мебель для переговорных мебель для персонала мебель для приемных мебель для руководителя мебельная фурнитура мебельные выставки мебельные опоры мебельные ручки мебельные салоны металл металлическая мебель мини-кухни модели диванов модульная мебель мягкая мебель направляющие натуральная кожа обивка оперативная мебель организация рабочего места оргтехника отечественная мебель