Как правильно организовать ресепшн

Как сказано в известной русской пословице, «встречают по одежке, а провожают по уму». В каждой компании приемная зона и есть такая «одежка», по которой оценивают ее имидж, уровень ведения бизнеса, отношение к клиенту и т.д. При плохом обустройстве приемных комнат часто даже дорогая мебель не производит должного впечатления и проигрывает более скромным, но продуманным решениям.

Как же правильно организовать прием посетителей? Прежде всего, следует иметь в виду, что приемная состоит из двух зон: собственно ресепшн и зоны ожидания. В первой посетители принимаются секретарем и распределяются в зависимости от цели их визита, во второй – дожидаются нужного им человека, сопровождающее лицо компании и т.д. Каждая из этих зон имеет свои особенности и предъявляет свои требования, которые следует учитывать при покупке офисной мебели для приемных.

ЗОНА ПРИЕМА

Начнем с зоны приема. Как велика площадь помещения, где вы будете принимать своих гостей? Сколько посетителей ожидается в течение рабочего дня? Какой имидж имеет ваша компания и какое впечатление вы хотите произвести на своих клиентов? Каким бюджетом располагает фирма для обустройства ресепшн? Все эти вопросы необходимо решить прежде, чем вы сделаете заказ и выберете конкретные модели. Не представляя себе точно, что вам нужно, вы рискуете обставить приемную случайной и невыразительной мебелью, которая даже при больших эстетических достоинствах дезориентирует посетителя и создаст неправильное представление о вашей фирме. Если у вас есть сомнения и вы не чувствуете себя уверенным в выборе мебели ресепшн (и к тому же достаточно скромны, чтобы в этом признаться), возможно, лучше обратиться к мебельным компаниям-поставщикам, которые могут дать вам квалифицированный совет, основанный на опыте и знаниях специалистов.


Стойка Эдем. Вид сзади

Главным элементом любой приемной зоны является стойка. Это многофункциональное «ядро» ресепшн, на которое в первую очередь обращает внимание посетитель и где его обслуживает администратор. Особенность этого вида мебели в том, что она обращена сразу на обе стороны – принимаемой и принимающей – и должна быть тщательно продумана с каждой из сторон. С точки зрения секретаря стойка – просто рабочий стол, где необходимо компактно и удобно разместить маленькую армию из офисных и канцелярских предметов: компьютера, телефона, блокнота, авторучек и т.п. Для этой цели предусмотрено множество всяких ящичков, ниш, полок и ячеек, в которых комфортно размещаются стопки неизбежных документов. Желательно, чтобы во время работы сотруднику ничего не мешало, поэтому лучше избавиться от кабелей и проводов: их можно запрятать в специальные желобки и отверстия в ножках и крышке стола.

Однако стойка должна быть удобна не только для секретаря, но и для посетителей, которым иногда приходится проводить у нее довольно много времени. Обычно ее делают высотой около 115 см (из расчета на средний рост человека), чтобы усталый клиент мог облокотиться на крышку, подписывая бумаги и анкеты. Рядом можно ненавязчиво разместить россыпь рекламных буклетов, визитки фирмы, информационные листки и т.п. Не стоит делать стойку ни слишком высокой – это не Великая китайская стена, за которой вы хотите спрятаться, – ни чересчур низкой, иначе стоящий «над душой» визитер будет подавлять администратора и мешать его работе. При правильной организации рабочего места у сидящего за стойкой сотрудника должно быть чувство комфортной дистанции с посетителем, личного пространства, чтобы помимо общения с гостями он мог спокойно заниматься другой работой, выписывая пропуска или отвечая на звонки.


Дизайнерская мебель Lavana. Стойка ресепшн

Кроме самой стойки, неплохо продумать и рабочее окружение секретаря: ведь ему приходится проводить в нем целый день, сохраняя приветливый вид и теплое внимание к клиентам. Эргономичное кресло или стул, вместительные шкафы, тумбы под оргтехнику в зоне «ручного доступа» – все это поможет сделать работу администратора продуктивной, а сервис – качественным и высоким.

В целом в зоне приема следует создавать атмосферу сдержанного дружелюбия и безупречной эффективности. Посетителю внушают, что он желанный гость, но далеко не единственный, потому что ваша компания востребована и популярна и с ней работает множество людей. В то же время каждый, кто обратиться к вам, может рассчитывать на максимальное внимание и будет обеспечен всей нужной информацией в кратчайший срок. Приемная – это место, где человека уважают и где ценят его время и комфорт. В том же духе должна быть выдержана быть и мебель в зоне приема: функциональная, располагающая, но не навязчивая, с тем неуловимым лоском дороговизны и качества, который сразу внушает доверие и вызывает желание иметь дело с новым партнером.


Стойка Инновация. Вид сверху

ЗОНА ОЖИДАНИЯ

Зона ожидания не менее важна, поскольку ждать никто не любит и надо как-то скрасить посетителю это скучное и томительное время. Во-первых, гость должен удобно сидеть: обязательны мягкие кресла и диванчики или, на худой конец, надежный стул с высокой спинкой. Во-вторых, его надо развлекать: в ход идут журнальные столики со свежей прессой, информационные стенды и плоские панели с рекламным роликом, где деятельность вашей фирмы представлена в наилучшем виде. В третьих, ему нужно обеспечить комфортную влажность и температуру, а для этого приемную неплохо оборудовать системой климат-контроля, чтобы ожидание в жаркий день или лютый холод не превратилось в пытку. Стоящий в углу автомат с напитками повысит мнение визитера о вашем гостеприимстве.

Кроме уютной атмосферы, следует продумать расположение сидячих мест в зоне ожидания. Трудно не выйти из себя, когда все входящие в приемную новые посетители перешагивают через ваши ноги или в шею дует сквозняком из неприкрытого окна. Невнимание к таким деталям говорит о том, что в этом месте к вам безразличны и не ценят ваше здоровье и удобство.


Стойка Рапид. Модульная конструкция

МАТЕРИАЛЫ СТОЕК, ИХ ВИДЫ И ФОРМЫ

В местах, где бывает много людей, офисная мебель должна быть особенно прочной и надежной, и зона ресепшн здесь не исключение. Каждый, кто ставит на стойку свою сумочку или портфель, может поцарапать поверхность столешницы и безнадежно испортить ее презентабельный вид. Твердые кейсы, зонты, тяжелые ботинки и острые туфли угрожают стойке снизу, грозя превратить ее в грязную и обшарпанную стенку. Чтобы это не случилось, нужно выбирать наиболее качественные, устойчивые к физическим воздействиям модели и не экономить на материалах. Оптимальным для стоек считается использование ДСП или МДФ, фанерованной шпоном. Если ваш имидж – свежесть и непринужденность, можно подобрать стеклянные или металлические серии с яркими цветами и необычной формой.

Очень практичным и удобным является вариант модульной конструкции, когда стойка ресепшн состоит из отдельных модулей. В этом случае мебель можно разбирать и собирать «по кусочкам», легко формируя нужный вам силуэт и вписывая стойку практически в любое помещение. Если места совсем уж мало или нужна высокая компактность и мобильность – например, для выездных мероприятий, – целесообразно использовать мини-стойки, среди которых есть немало недорогих и привлекательных моделей.

В любом случае, непосредственно перед покупкой стоит определиться, будете вы собирать стойку из стандартных элементов серии или делать индивидуальный заказ. Первый вариант обойдется дешевле и в принципе может обеспечить вполне достойный уровень функциональности и дизайна. Стойки на заказ оправданы в том случае, если для вас жизненно важно с первых же шагов произвести максимально выгодное впечатление на клиента, или имидж вашей компании таков, что просто не допускает никаких стандартных решений. Стойки-респешн в солидных банках, например, – почти произведения искусства, которые стоят десятки тысяч долларов.